home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 2,401 to 2,500 / aol-file-protocol-4400-2401-to-2500.zip / AOLDLs / PC Business Library / Sales Forecast Pro / SFP31.exe / README.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-10-05  |  13KB  |  277 lines
  1. Welcome to Sales Forecast Pro v3.1 !!
  2.  
  3. Implement "bottoms up" forecast reporting solutions within multi-level organizations.
  4. Submitted forecasts automatically identify organization members and their selling 
  5. opportunities.  View your forecast data as sorted tabular lists, as stacked bar chart
  6. or pie chart displays and as printed reports.
  7.  
  8. Features and Benefits include:
  9.  
  10. * Standard and custom time horizons and filters for viewing your sales opportunities.
  11.   ... 1, 2, 3, 6, 9 and All Months (cumulative) 
  12.   ... current, next, 3rd, 4th, 5th and 6th Months (individually) and
  13.   ... date range, status, opportunity and product filters.
  14.  
  15. * Tabular reports of  sales opportunities in your chosen horizon.
  16.   ... Sort by Opportunity, Status, Product, Close Date, Amount and Prob. %
  17.  
  18. * Stacked Bar Chart or Pie Chart views of sales opportunity summaries.
  19.   ... View Owner, Product or Status values by Month for currently displayed horizon.
  20.  
  21. * User defined sales environment values are automatically maintained.
  22.   ... Products, Sales Cycle Status Values, and Success Probability Percentages.
  23.  
  24. * Sales organizational "roll ups" and "drill downs" for management visibility.
  25.   ... Implement "bottoms up" sales forecast reporting solutions.
  26.  
  27. * History database for easy storage of "Booked" and/or "Lost" opportunities.
  28.   ... Move items to and from history for sales reviews and history reporting.
  29.  
  30.  
  31.  
  32. Product Outline ...
  33.  
  34.     As a Sales Representative you can ...
  35.  
  36.         . Create and maintian your database of sales opportunity records
  37.             . Description of sales opportunity
  38.             . Product being proposed
  39.             . Unit Quantity of the Product being proposed
  40.             . Total value (your currency) of the opportunity
  41.             . Status of opportunity (within your sales cycle)
  42.             . Date when you expect to receive the order
  43.             . Probability that you will win the business
  44.  
  45.         . Import your forecast records from an ASCII (CSV) file
  46.             
  47.         . View your sales opportunity records
  48.             . Within standard time horizons (1, 2, 3, 6, 9  and all months)
  49.             . Using your own custom report filters
  50.             . Sorted by Description, Status, Product, Close Date, Value or Probability
  51.             . Charted as stacked bars by Product or by Status
  52.             . As printed reports
  53.             
  54.         . Submit your forecast to your manager
  55.             . Using a standard diskette
  56.             . Via your network
  57.  
  58.         . Export your forecast records to an ASCII (CSV) file
  59.  
  60.                     
  61.  
  62.     As a First Level Sales Manager you can ...
  63.  
  64.         . Receive forecasts from your Sales Representatives
  65.             . Using standard diskettes
  66.             . Via your network
  67.  
  68.         . View your composite forecast and/or that of individual Sales Representatives
  69.             . Within standard time horizons (1, 2, 3, 6, 9  and all months)
  70.             . Using your own custom report filters
  71.             . Sorted by Description, Status, Product, Close Date, Value or Probability
  72.             . Charted as stacked bars by Sales Representative, by Product or by Status
  73.             . As printed reports
  74.  
  75.         . Tailor your forecast for submission to your manager
  76.             . Modify/Delete any of the existing sales opportunity records
  77.             . Add sales opportunities records for any of your Sales Representatives
  78.             . Roll in your house accounts forecast (if applicable)
  79.  
  80.         . Submit your forecast to your manager
  81.             . Using a standard diskette
  82.             . Via your network
  83.  
  84.         . Export your forecast records to an ASCII (CSV) file
  85.  
  86.  
  87. As a Higher Level Sales Manager you can ...
  88.  
  89.         . Receive forecasts from lower level Sales Managers
  90.             . Using standard diskettes
  91.             . Via your network
  92.  
  93.         . View your composite forecast and/or that of individual Sales Managers
  94.               . Within standard time horizons (1, 2, 3, 6, 9  and all months)
  95.             . Using your own custom report filters
  96.             . Sorted by Description, Status, Product, Close Date, Value or Probability
  97.             . Charted as stacked bars by Sales Manager, by Product or by Status
  98.             . As printed reports
  99.  
  100.         . Drill down into the organization and view sales opportunities at all lower levels
  101.  
  102.         . Tailor your forecast for submission to your manager
  103.             . Modify/Delete any of the existing sales opportunity records
  104.             . Add sales opportunities records for any of your Sales Representatives
  105.             . Roll in your house accounts forecast (if applicable)
  106.  
  107.         . Submit your forecast to your manager
  108.             . Using a standard diskette
  109.             . Via your network
  110.  
  111.         . Export your forecast records to an ASCII (CSV) file
  112.  
  113.  
  114.  
  115. Business Sceniro and the iSBiSTER sample data ...
  116.  
  117. The first time Sales Forecat Pro executes, it will ask you if you want to
  118. load the iSBiSTER sample data ... we suggest that you do this and use it to
  119. gain full insight into the product before starting your own database.
  120.  
  121. The iSBiSTER sample data represents a top down view of forecasted sales opportunities at the
  122. highest level in the sales organization.  To help you maximize your use of the sample data we must
  123. first review the business sceniro of the company depicted by the sample data.
  124.  
  125. The company has a multi-level, outside sales organization selling various products across the United
  126. States.  The organization should be viewed as follows ...
  127.  
  128.     . Sales Representatives (SR) own the individual selling opportunities.
  129.  
  130.     . SR's report to District Sales Managers (DM).
  131.  
  132.     . DM's report to Area Sales Managers (AM).
  133.     
  134.     . AM's report to Region Sales Managers (RM).
  135.     
  136.     . RM's report to a Company Sales Manager (C0).
  137.     
  138.  
  139. Now let's review how the sample data was generated ...
  140.     
  141.     . Each SR installed Sales Forecast Pro on their PC and created their individual
  142.       database of sales opportunity records.  At the creation of the databases, each SR
  143.               identified themselves by organization code and by name.  This identification is stored
  144.         as a property of each database.
  145.     . Each SR then used Sales Forecast Pro submit their forecast to their DM.
  146.  
  147.     . Each DM installed Sales Forecast Pro on their PC and created their individual
  148.       database to hold sales opportunity records received from their SR's.  At the
  149.       creation of the databases, each DM identified themselves by organization code and by
  150.       district name.
  151.     . Each DM then used Sales Forecast Pro to received the forecast from their SR's
  152.       and build the composite forecast for their district.
  153.     . Each DM then used Sales Forecast Pro to submit their forecast to their AM.
  154.  
  155.      Each AM installed Sales Forecast Pro on their PC and created their individual
  156.       database to hold sales opportunity records received from their DM's.  At the
  157.       creation of the databases, each AM identified themselves by organization code and by
  158.       area name.
  159.     . Each AM then used Sales Forecast Pro to received the forecast from their DM's
  160.       and build the composite forecast for their area.
  161.     . Each AM then used Sales Forecast Pro to submit their forecast to their RM.
  162.  
  163.     Each RM installed Sales Forecast Pro on their PC and created their individual
  164.       database to hold sales opportunity records received from their AM's.  At the
  165.       creation of the databases, each RM identified themselves by organization code and by
  166.       region name.
  167.     . Each RM then used Sales Forecast Pro to received the forecast from their AM's
  168.       and build the composite forecast for their region.
  169.     . Each RM then used Sales Forecast Pro to submit their forecast to the CO.
  170.  
  171. Your perspective of the sample data is that of the CO.  You have installed Sales Forecast Pro
  172. on your PC and have received the forecast from each of your RM's.  Notice the tabs across the
  173. bottom of Sales Forecast Pro's main screen.  The left most tab identifies you as "Company".
  174. the tabs to the right identify each of your sales regions.  While the "Company" tab is selected the
  175. forecast records displayed represent the composite forecast for both of the regions.  Clicking on
  176. one of the region tabs instructs Sales Forecast Pro to filter the records to show just those from
  177. the selected region.
  178.  
  179. As the Company manager you can instruct Sales Forecast Pro to produce stacked bar chart
  180. displays showing the value of the forecast with each bar representing one of your regions.  You may
  181. also ask for the bars to represent the individual products being forecasted or the various sales
  182. cycle status values used by your company.
  183.  
  184. To make it even more interesting, you can double click on one of the region tabs and thus instruct
  185. Sales Forecast Pro to move down into the organization so that your perspective is that of the
  186. selected region manager.  Now the left most tab identifies you as the sales manager for the selected
  187. region and the tabs to the right identify each of your sales areas.
  188.  
  189. As a region manager you can instruct Sales Forecast Pro to produce stacked bar chart
  190. displays showing the value of the forecast with each bar representing one of your areas.  You can
  191. also ask for the bars to represent the individual products being forecasted or the various sales
  192. cycle status values used by your region.
  193.  
  194. This process of doubling clicking on a tab and moving down into the organization can be repeated
  195. until you become one of the first level managers and the tabs to the right represent the individual
  196. SR's.
  197.  
  198. Doubling clicking on the left most tab (at each of the organizational levels) instructs Sales Forecast
  199. Pro to move up one level in the organization.
  200.  
  201. Thus Sales Forecast Pro allows you to move vertically within the organization to provide insight into
  202. forecasted sales at any desired level.
  203.  
  204.  
  205. More info ......
  206.  
  207. Sales Forecast Pro allows you to create and maintain forecast records
  208. so that you can produce forecast summaries in various formats.  You can
  209. view your forecasted opportunitites in sorted tabular summaries, in
  210. stacked bar chart or pie chart formats and on printed reports.
  211.  
  212. Sales opportunity records store ...
  213.  
  214.     The opportunity description,
  215.     The opportunity's sales cycle status,
  216.     The product being forecasted,
  217.     The planned closure date for the opportunity,
  218.     The dollar amount for the opportunity, and
  219.     The success probability percentage for the opportunity.
  220.  
  221. Each record can be classified as a "Report To Management" item
  222. or a "Private" item.  These classifications allow you to filter 
  223. the content of your forecast summaries.
  224.  
  225. Time horizons also allow you to filter the content of your forecast
  226. summaries.  Standard horizons of 1, 2, 3, 6, 9 and all months allow you
  227. to filter your summaries for various views into the future. Individual 
  228. month horizons of current, next, 3rd, 4th, 5th and 6th months are also
  229. available. 
  230.  
  231. Combining the time horizons with the record classifications provides
  232. robust filtering combinations.
  233.  
  234. You can also define custom reports combining record classifications 
  235. with a date range, a list of opportunities, products, and/or status
  236. values to be used as filters. You can also filter based on amount and
  237. probability percentage.  These reports can be saved and re-used.
  238.  
  239. You and your manager can combine your usage of Sales Forecast Pro by
  240. taking advantage of its Export/Import features.  You can easily pass
  241. your forecast to your manager electronically.  Your manager can then
  242. combine your forecast with the forecast of other sales professionals
  243. to produce a consolidated forecast for the entire group. 
  244.  
  245. Sales Forecast Pro provides multi-level organization identification so that the
  246. selling opportunities can be reported at the various levels within
  247. your sales organization.
  248.  
  249. ................................................................
  250.  
  251. Installing Sales Forecast Pro.
  252.  
  253. Sales Forecast Pro is a Microsoft Windows application and thus should
  254. be installed from either the program manager or file manager.  Simply
  255. placed the Sales Forecast Pro diskette into the appropriate drive and
  256. type [drive]:\INSTALL.EXE from the Run command under the File Menu.
  257.  
  258. Follow the directions on the screen and Sales Forecast Pro will install
  259. itself and build your program manager ICONS for you.
  260.  
  261. The first time Sales Forecat Pro executes, it will ask you if you want to
  262. load the iSBiSTER sample data ... we suggest that you do this and use it to
  263. gain full insight into the product before starting your own database.
  264.  
  265.  
  266.  
  267. ................................................................
  268.  
  269. What's new in Sales Forecast Pro v3.1 above and beyond v3.0.
  270.  
  271. * Added pie charts
  272. * Added individual months horizons
  273. * Added on screen subtotal display
  274. * Added detailed data on bar/pie charts to show amounts and % for selected month
  275. * Added ability for user to input and/or modify the 'Created Date' for forecast records
  276. * Added ASCII Import of forecast records
  277. * Added ASCII Export of forecast records (optional header record) and (optional SR ID)